Hace pocos días fue publicado en el Blog de HBR una nota que plantea uno de los desafíos de los equipos virtuales: ¿Cómo crear conexiones a pesar de la distancia? El desarrollo de cada vez más empresas globales hace de este tema, un asunto crítico.
No se trata solo del uso de nuevas tecnologías, sino de cómo hacer de cómo desarrollar un nuevo conjunto de conductas. El artículo plantea 3 grandes categorías de conductas inefectivas para estos equipos.
- Definir reglas críticas para la gestión de comunicaciones virtuales
- Alinear objetivos personales y profesionales
- Fortalecer relaciones para generar la franqueza necesaria para la verdadera colaboración.
1. Definir reglas fundamentales
Realizar un check in personal y profesional. Es común para los compañeros "preenciales" conversar acerca de lo que ocurre en la vida personal, compartiendo algún evento reciente antes de la reunión. Es menos habitural en los equipos virtuales. Esto último que parece estar vinculado a la "eficiencia2 olvida la necesidad del aspecto social de las relaciones humanas: necesitan sentir conexión. El hacer el check in impulsa el sentirse parte de un equipo.
No permitir el multi-tasking, que se ha encontrado es altamente frecuente en las conference calls. Algunos estudios plantean que el 90% de las personas lo hacen. Para la auténtica colaboración todos tienen que estar "mentalmente" presentes y comprometidos durante la reunión.
Limitar el uso del "mute", que elimina los sonidos que generaran unión.
2. Generar alineación
Un asunto clásico en cualquier situación laboral, también lo es en los equipos virtuales. Encontrar las razones que hace que objetivos personales y grupales (virtuales) se unan también deben ser desarrolladas. Puede ser por ej. el balance vida/trabajo. También quizás encontrar razones que vayan más allá del check in personal/profesional.
3. Crear franqueza
No es poco frecuente que la verdadera conversación comience al terminar la reunión. Hay habilidades no desarrolladas por parte de los gerentes que no logran que los participantes tengan un clima para poder hablar con libertad. Ya crear franqueza y autenticidad es muchas veces difícil para los equipos presenciales. Lo es más aún para los virtuales. Lograr esto es un aspecto fundamental para la productividad del equipo.
Promover los comentariso sinceros, o encontrar maneras de que generan momentos donde se revisa aquello "que no se está diciendo" son desafíos que deben ser resueltos. A veces el usar formas de compartir "anónimas" pueden ser una estrategia intermedia.
Cuando se esté realizando la transición no hay que olvidar cómo se enquistan muchas conductas, y que el cambio requiere tiempo. Pero si no comenzamos a hacer acciones para el desarrollo de equipos virtuales efectivos, será más difícil tener buenos resultados.
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