Comenzamos aquí con una serie especial de Webinars Gratuitos que denominamos "Pensar en el medio del vértigo".
4 Consultoras y 4 consultoras abordarán temáticas diferentes propias del contexto en el que estamos viviendo.
Comenzando con Fabio Boggino, Director de Jobbing, consultora especializada en la implementación de teletrabajo
Fabio Boggino, consultor experto en la implementación del teletrabajo, brindó herramientas y su conocimiento para entender cómo teletrabajar en tiempos de crisis. El teletrabajo es mucho más que un fenómeno tecnológico. Es una transformación cultural para las empresas y llega a impactar en la vida familiar de quien teletrabaja. En la Revolución Tecnológica que transitamos la información que necesaria para generar valor en el trabajo se encuentra a disposición de cualquier persona, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo. A pesar de esta posibilidad que ofrece la tecnología, la mayor parte de las empresas en Latinoamérica aún conserva una modalidad de trabajo tradicional: presencial, por horario y de lunes a viernes. Se impone entonces una transformación cultural en la que conviven las exigencias de muchos empleados por teletrabajar, junto con la resistencia del top management ante la idea de migrar desde un modelo de liderazgo presencial hacia uno virtual.
En este momento de crisis ante la presencia del COVID-19 es importante diferenciar quedarse en casa del teletrabajo. Quedarse en casa es una reacción ante la urgencia de prevenir un contagio, mientras que el empleado trabaja. Esta disposición surge como una exigencia de la organización y/o del gobierno, por lo que es difícil hacer una valoración de las habilidades de líderes y empleados. En este contexto pensar en evaluar qué tareas son teletrabajables, qué tecnología se requiere, el rol de la familia y si se cuenta con un lugar apto, resultan casi impensables.
En contraposición, el teletrabajo como un proceso planificado se implementa por convicción y su principal objetivo es mejorar la calidad de vida de los empleados a la par de mejorar su productividad. Se inicia con un proceso de evaluación y adaptación de la empresa y se consideran todas las variables involucradas para ir cambiando del control del horario presencial al control virtual de cumplimiento de objetivos.
En el contexto de crisis en el que nos encontramos se podría decir que actuar ante la urgencia es la norma. En ese sentido Fabio Boggino sugiere implementar un Comité de Crisis conformado por CEO, RRHH, IT y Operaciones, con un funcionamiento on-line y en contacto casi permanente. Deben investigar constantemente la evolución del avance del virus en el mundo, en el país y en la ciudad. Su responsabilidad es detectar recomendaciones y buenas prácticas laborales, para luego comunicar definiciones internas coherentes y oficiales hacia trabajadores que están trabajando desde casa, proveedores y clientes.
También sugiere que el Comité confeccione un plan de detección temprana del virus en empleados y en su entorno, procurar evitar contagios e insistir con trabajar desde la casa. Este plan debe contemplar las indicaciones para que el trabajador pueda comunicar a la empresa si él/ella o alguien de su entorno presenta síntomas. Además, se debe pensar en un plan de acción en caso de detectar un empleado con síntomas dentro o fuera del edificio laboral, cómo se manejará el aislamiento y cómo se hará la detección y seguimiento de sus contactos laborales cercanos.
El Comité también debe ocuparse de detectar las tareas y personas aptas para teletrabajar (y quienes no quieren hacerlo), y evaluar la capacidad de IT para luego implementar de forma express el teletrabajo. Esto implica también determinar los procesos a seguir para que el personal pueda llevarse las herramientas que necesite para hacer el trabajo desde su casa. Otras medidas a tomar por el Comité son:
- Conseguir un presupuesto de gastos de viaje, internet, otros gastos para contingencias que puedan surgir ante la implementación de todos estos cambios.
- En línea con las normativas que los gobiernos vayan informando se recomienda suspender viajes y reuniones presenciales en edificios propios o externos.
- Implementar un cronograma de limpieza en el edificio y definir cómo será el acceso o visita de personal externo al edificio.
- Anticiparse ante el peor escenario posible. Para ello se sugiere evaluar el impacto en el negocio en caso de cerrar la empresa, adelantar de vacaciones y posibles despidos.
- Si bien una buena parte de los trabajadores estará en sus casas, hay quienes deberán continuar concurriendo a la empresa. Para quienes no puedan teletrabajar por el tipo de tarea que realizan, evalúen la posibilidad de darles algún tipo de reconocimiento, ¡que no debe ser necesariamente económico!
En el marco de un protocolo de salud, Boggino recomienda referirse al trabajo en casa como parte de una reacción de urgencia. Propone:
- Conocer en detalle a tus trabajadores y comunicarse con ellos es fundamental en este escenario.
- Informar sobre qué medidas de control de salud se van a implementar, saber quiénes hacen tareas teletrabajables y quiénes conforman a la población vulnerable de contraer el virus son algunas acciones para realizar.
- Destacar el rol del área de Tecnología para virtualizar los trabajos. Ellos deben informar posibilidades de laptop nuevas y de conexión VPN en simultáneo y ver si alcanza para que puedan conectarse los colaboradores desde sus casas.
- Finalmente comunicar la fecha de la puesta en marcha del protocolo de salud haciendo énfasis en que lo único que cambia es el lugar donde se trabaja, y se mantiene la necesidad de cumplir horarios y objetivos de trabajo.
- En lo posible, invitar a una capacitación virtual para empleados y jefes para ayudarlos a trabajar de forma virtual.
- Inculcar a los líderes que deben reportar indicadores de eficiencia para valorizar el impacto del coronavirus en sus áreas mantendrá informada a la gerencia sobre la situación real de la organización.
- Enviar diariamente a los empleados por lo menos una comunicación para mantenerlos informados sobre otras medidas adoptadas por la empresa, tips de ayuda y/o nuevos canales de comunicación. La idea es comunicar y estar cerca aunque se esté lejos.
Quizás es momento para aprovechar los cambios que se están implementando ante la urgencia para usarlos de base para la verdadera implementación del teletrabajo. Algunas preguntas para responder más adelante por las empresas que no hacían teletrabajo son: ¿la empresa está dispuesta a teletrabajar? ¿Hay jefes que puedan telesupervisar? ¿Existen tareas que sean teletrabajables? ¿Existen empleados que puedan teletrabajar? ¿Se tiene espacio apto para teletrabajar? Así se podrá evaluar si migrar del cambio por obligación hacia la transformación cultural por convicción es una opción.
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